Gestión documental: un área en la que se necesitan más profesionales especializados

Las tareas de gestión documental están dedicadas a la administración de los documentos vigentes generados y recibidos por una institución. Dichas labores -que son parte de la profesión Archivística, que junto con la gestión de la documentación con valor administrativo se dedica al tratamiento de aquella con valor histórico y patrimonial- son aún bastante desconocidas. Sin embargo, hitos como la entrada en vigencia de la Ley de Transparencia y el conocimiento público de diferentes casos en los que documentos (o la falta o falsedad de ellos) han sido prueba para desmantelar actos de colusión y corrupción, han ido poco a poco revelando la importancia y levantando la demanda social de una correcta gestión documental dentro de las instituciones.

Es por ello que actualmente se hace cada vez más evidente la importancia de una adecuada gestión documental, ya sea en una institución pública, una empresa privada, una organización social o cualquier otro tipo de entidad. Con mayor claridad, se comprende que tanto los resguardos para el acceso como la adecuada preservación de estos documentos es crucial para la toma de decisiones, la eficiencia en la utilización de los recursos, y la transparencia de las acciones frente a los ciudadanos y otras partes interesadas.

De esta forma, las tareas de los y las especialistas en el área, van poco a poco ganando visibilidad. Su labor se enfoca en el manejo de los documentos actuales, vigentes y necesarios para el actuar diario de las instituciones. Un inadecuado manejo de los contratos de trabajadores y proveedores, de los documentos contables que exige la ley, de los informes y expedientes de proyectos, por solo dar algunos ejemplos, puede acarrear importantes problemas legales, financieros, administrativos e incluso relativos a la imagen pública de una institución. Por otra parte, con la llegada de nuevas tecnologías el control y manejo de los documentos es un desafío aún mayor, no sólo por la gran cantidad de material e información que se generan día a día, sino por las complejidades surgidas en torno a los documentos electrónicos. Entre éstas, basta mencionar sólo un par: ¿podremos acceder en 20 años más a un documento guardado hoy en un disco duro, en la nube o en un repositorio digital?; ¿cómo aseguramos la autenticidad en el largo plazo de un documento signado con una firma electrónica cuyo funcionamiento técnico y valor legal es de sólo 3 años?

En este contexto, la asesoría de una persona con conocimientos específicos que permitan el acceso controlado a la documentación y la aplicación de estrategias para el resguardo y conservación de ésta, es cada día más fundamental. Un/a profesional de la gestión documental debe, por tanto, tener una mirada amplia del marco de funcionamiento y los objetivos de la entidad en la que se inserta, para ser capaz de asegurar el cumplimiento de las obligaciones legales de la institución y poner los documentos al servicio de los objetivos y estrategias de la misma. Es fundamental también que cuente con la conciencia del valor de los documentos en sus diferentes dimensiones, no sólo en tanto información, sino también en cuanto a su valor legal, administrativo y, eventualmente, histórico y patrimonial, lo que requiere una mirada tanto del corto como de mediano y largo plazo. Asimismo, debe tener la capacidad de comunicarse y trabajar de forma colaborativa con otras áreas de la institución: con las jefaturas, con los equipos de informática, y en general con todas las personas de la institución, que deberán comprender la importancia y apoyar el trabajo de gestión documental en sus labores cotidianas y sin los cuales cualquier esfuerzo sería inútil. Finalmente, un/a profesional dedicado a la gestión de los documentos debe manejar conocimientos específicos y técnicos para la aplicación de procedimientos que permiten el adecuado acceso y preservación de los documentos.

Con todo esto, la formación de personas con una mirada amplia, diversa y multidisciplinar, y con los conocimientos técnicos necesarios para el correcto tratamiento de los documentos generados y recibidos por las instituciones, se convierte en una necesidad a nivel país, para avanzar a ser una sociedad más transparente, justa y democrática.